Belangrijke zaken bij de start van een bedrijf

ls je hebt besloten dat je ondernemer wilt worden en je hebt de juiste rechtsvorm gekozen dan schrijf je het bedrijf in bij de Kamer van Koophandel. Bij de eenmanszaak, VOF, CV, man-vrouw firma en maatschap doe je dit zelf. Bij de BV en NV doet de notaris deze inschrijving voor je. Als je bent ingeschreven bij de kamer van koophandel dan heb je officieel een bedrijf. Er zijn daarna een aantal stappen waar je rekening mee moet houden.

Zodra je een bedrijf hebt ingeschreven moet je je aanmelden bij de belastingdienst, in het verleden moest je dit zelf doorgeven aan de belastingdienst, tegenwoordig krijg je bij de inschrijving bij de KvK meteen een fiscaal nummer (RSIN nummer). De Kamer van Koophandel geeft door aan de belastingdienst dat je bent ingeschreven en van de belastingdienst ontvang je bericht over toekomstige belastingaangiftes die je moet doen.

Voor (vrijwel) elke onderneming geldt dat je BTW aangifte moet doen, normaal gesproken doe je dit per kwartaal. Daarnaast moet je aangifte inkomstenbelasting doen waarbij je de winst uit onderneming opgeeft en bij de BV en NV moet je een aangifte vennootschapsbelasting doen. Inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting betaal je altijd jaarlijks. Je krijgt automatisch bericht van de belastingdienst over deze aangiftes.

Bij het aanmelden van je bedrijf bij de belastingdienst wordt soms gevraagd naar een schatting van de winst en de omzet over het eerste jaar. Hierbij moet je opletten dat je dit niet te hoog schat. Op basis van deze schatting kan de belastingdienst je een voorlopige aanslag opleggen, dit houdt in dat je van tevoren belasting moet betalen en dat dit wordt verrekend met de belasting die je uiteindelijk moet betalen. Als je opgeeft dat je veel winst gaat maken dan krijg je een hoge voorlopige aanslag.

Als je een voorlopige aanslag hebt gekregen kun je deze overigens altijd corrigeren naar een hoger of lager bedrag, dit kun je online doorgeven via de website van de belastingdienst.

Het aanmelden bij de belastingdienst is verplicht, het komt helaas wel eens voor dat de koppeling tussen de Kamer van Koophandel en belastingdienst niet goed werkt, als je niet automatisch wordt aangemeld dan moet je dit zelf alsnog doen.

Je krijgt van de belastingdienst na ja aanmelding een gebruikersnaam en wachtwoord toegezonden waarmee je online aangifte kunt doen. Voor ondernemers is het verplicht om elektronisch belastingaangifte te doen. Je kunt hiervoor inloggen op de site van de belastingdienst en hier de nodige programma’s voor downloaden. Je kunt dit uiteraard ook uitbesteden aan een administratiekantoor of accountant.

Bij een BV of NV is het verplicht om een zakelijke rekening te hebben, deze moet je tijdens de oprichting openen, omdat het aandelenkapitaal hierop gestort moet worden. Voor de overige rechtsvormen is het niet verplicht om een zakelijke rekening te hebben.

Het is wel aan te raden een zakelijke rekening te nemen. Helemaal als je met meerdere mensen samenwerkt is het wel zo overzichtelijk als alles op een zakelijke rekening gebeurt in plaats van dat iedereen met z’n privé rekening zakelijke betalingen doet. Ook als je alleen bent is het raadzaam je zakelijke rekening en privé rekening te scheiden.

Het werken met een zakelijke rekening geeft je een beter inzicht in de stand van zaken. Je hebt zakelijke kosten en opbrengsten inzichtelijk zonder dat het beeld vertroebeld wordt door je privé uitgaven. Ook als je bijvoorbeeld een boekhouder hebt, want met verloop van tijd hoef je hem of haar alleen de bankafschriften van je zakelijke rekening te geven en hoeft hij/zij dus geen inzicht te hebben in je privé financiën.

Een zakelijke rekening heeft ook meer mogelijkheden dan een privé rekening. Je kunt bijvoorbeeld een incassocontract afsluiten als je een jaar een zakelijke rekening hebt, zodat je zelf kunt incasseren van de rekening van je klanten. Ook zakelijke kredieten e.d. kun je alleen koppelen aan een zakelijke rekening. De kosten zijn iets hoger dan een privé rekeningen, maar dit gaat om een paar tientjes per jaar, afhankelijk van bij welke bank je bankiert. Tevens is het hebben van een zakelijke rekening belangrijk voor het voeren van een online administratie. Alleen met een zakelijke rekening is het mogelijk om een automatische koppeling te leggen tussen de bankrekening en het boekhoudpakket. Vereiste is wel dat de zakelijke rekening bij de ABN AMRO Bank, Rabobank of ING Bank is afgesloten.

Als je het bedrijf hebt opgericht is het verstandig om meteen een huisstijl aan te nemen, dit is de identiteit van je bedrijf en zorgt voor herkenning bij de klant.

De huisstijl gebruik je in alle communicatie naar buiten toe, je gebruikt het op je website, je briefpapier, je visitekaartjes enz. Door meteen met een huisstijl te werken heb je meteen een herkenbare identiteit. Door deze huisstijl consequent toe te passen zullen mensen ook je bedrijf gaan herkennen aan de hand van je logo.

Een huisstijl straalt ook professionaliteit uit en dit kun je verwerken in onder andere je briefpapier, enveloppen, facturen, visitekaartjes en je website. 

Als je van een bedrijf een brief krijgt op briefpapier in een enveloppe met daarop het logo van het bedrijf dan komt dit veel professioneler over dan wanneer je een blanco enveloppe met een handgeschreven adres krijgt. Dit is een kleine investering en geeft meteen een betere uitstraling. Zorg ook dat je overal je kvk nummer, btw nummer en bankrekening vermeldt, hiermee laat je zien dat je ook daadwerkelijk een bedrijf hebt en mensen kunnen dit nazoeken in het handelsregister.

Het opstellen van algemene voorwaarden is iets dat vaak vergeten wordt bij het oprichten van een bedrijf. Het is niet verplicht, maar wel belangrijk om te doen. In de algemene voorwaarden stel je de “spelregels” van je bedrijf vast.

In de algemene voorwaarden staat op welke manier je zaken doet met andere partijen, hoe het zit met bijvoorbeeld levering, betaling, facturering enz. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die je met andere partijen sluit. Je kunt algemene voorwaarden zelf opstellen, op internet zijn veel voorbeelden te vinden.

Zorg wel dat de algemene voorwaarden passen bij je bedrijf, er zit namelijk een groot verschil in de algemene voorwaarden per bedrijf. Als je zelf niet goed bent in juridische teksten is het raadzaam hier een juridisch adviseur naar te laten kijken.

Als je van plan bent met een incassobureau te gaan werken voor eventuele wanbetalers dan hebben zij vaak ook experts in dienst op het gebied van algemene voorwaarden. Het opstellen van Algemene Voorwaarden is eenmalig wat werk en als je dit goed doet ben je tegen een heleboel problemen met klanten en andere zakelijke contacten ingedekt.

Als je de algemene voorwaarden hebt opgesteld moet je deze ook nog kenbaar maken aan de klant. Voordat een klant iets bij je koopt moet hij de algemene voorwaarden hebben ontvangen. Je kunt dit meesturen met je offertes of bij bestellingen via internet als download button op de bestelpagina zetten.

Je kunt ook de algemene voorwaarden deponeren bij de kamer van koophandel, dit is niet verplicht. Het voordeel hiervan is dat je nooit discussie hebt over of de inhoud van de algemene voorwaarden nog is gewijzigd na een bepaalde datum. Als je de algemene voorwaarden deponeert moet je ze alsnog ook los aan de klant kenbaar maken. Je mag niet van de klant verwachten dat hij/zij bij elke aankoop naar de kamer van koophandel gaat om de algemene voorwaarden in te zien.

De algemene voorwaarden zijn de algemene afspraken die altijd van toepassing zijn. Je kunt aanvullende zaken afspreken in een offerte of contract. Ook hier kun je standaard formats voor maken zodra je het bedrijf hebt ingeschreven.

Voor alle diensten en producten die je levert moet je een factuur sturen, dit is verplicht. Op deze factuur moet de btw uitgesplitst zijn.

Contracten zijn niet verplicht, maar wel nuttig om specifieke afspraken vast te leggen, afhankelijk natuurlijk van het type product of dienst dat je levert. Facturen zijn wel verplicht en deze moet je ook uitreiken aan je klanten. Dit mag tegenwoordig ook digitaal, hiervoor gelden nu dezelfde regels als voor fysieke facturen.

Facturen die je verstuurt moeten aan de volgende eisen voldoen:

• Uw volledige naam en die van uw afnemer.
  U vermeldt uw juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
• Uw volledige adres en dat van uw afnemer.
  U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
• Uw btw-nummer.
  Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
• Uw KvK-nummer.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt.
• Een uniek volgnummer (factuurnummer).
• Een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd.
• Het aantal geleverde goederen of diensten.
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw.
  Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
• Het btw-tarief dat u in rekening brengt.
• Het btw-bedrag.