Een goed administratiekantoor vinden

De gemiddelde kwaliteit van boekhouders is matig en het is vaak lastig als je er geen verstand van hebt om de kwaliteit in te schatten. Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden.

Er zijn verschillende specialisaties en je moet een boekhouder hebben die gespecialiseerd is in ondernemingen. Neem bij voorkeur een administratiekantoor die dit fulltime doet en niet iemand die boekhouden erbij doet. Om goed op de hoogte te blijven van nieuwe wet- en regelgeving moet je tijd investeren en mensen die het “erbij” doen maken daar meestal niet genoeg tijd voor vrij. Dit is wat in z’n algemeenheid geldt, er zijn natuurlijk wel uitzonderingen op de regel.

Ook de opleiding is belangrijk, iemand met een praktijkdiploma boekhouden zal minder kennis van belastingrecht hebben dan iemand met een HBO opleiding bedrijfskunde of fiscale economie. Het is in elk geval belangrijk dat er een opleiding is gevolgd en afgerond, het is erg lastig om dit vak jezelf eigen te maken zonder daarvoor een opleiding te volgen.

Je kunt kiezen voor een administratiekantoor met meerdere mensen in dienst of een boekhouder die alleen werkt. Dit zegt niet zoveel over de kwaliteit, als je bij een administratiekantoor gaat zorg dan wel dat je één vast contactpersoon hebt en niet dat meerdere mensen met je boekhouding bezig zijn, dit gaat namelijk ten koste van het overzicht.

Als je een boekhouder hebt gevonden die gespecialiseerd is in ondernemingsboekhouden en ook een relevant diploma heeft dan heb je een eerste selectie uitgevoerd. Het is dan vervolgens zaak te kijken hoe de persoon in elkaar zit.

Het beste is met meerdere boekhouders een afspraak te maken, je moet daarbij letten op de mate van interesse die de boekhouder toont in je bedrijf. Het is gebruikelijk te beginnen met een intake gesprek, een boekhouder kan alleen zijn werk goed doen als hij weet hoe je bedrijf in elkaar zit. Boekhouders die een intake telefonisch doen of vrijwel geen vragen stellen over je bedrijf kunnen dus nooit op een optimale manier jouw boekhouding doen.

Het is belangrijk een goed gevoel te hebben bij je boekhouder, hij/zij is wel degene die de financiën van jouw bedrijf moet verwerken. Hij moet dan ook open staan voor vragen en wensen van de kant van de ondernemer. Als jij elk kwartaal een financieel overzicht wilt dan moet de boekhouder dit kunnen opleveren, als hij dit niet wil dan moet je een andere boekhouder nemen.

Je kunt ook deels de kennis van een boekhouder testen door specifieke vragen te stellen over zaken die binnen je bedrijf spelen. Je kunt kijken of de antwoorden juist zijn, de meeste zaken kun je zelf via internet wel uitzoeken. Een boekhouder hoeft niet alles te weten, maar dan moet hij zeggen dat hij dit gaat uitzoeken en er op terugkomt en niet een fout antwoord geven. Je kunt niet alle regels weten, daarom moet je iemand hebben die bereid is zaken uit te zoeken en niet op de gok regels toepast.

Spreek dus met meerdere gespecialiseerde boekhouders af en kies een boekhouder die interesse toont en jouw vragen kan en wil beantwoorden. Zodra je een goed gevoel bij iemand hebt dan heb je ook een gerust gevoel bij het uitbesteden van je boekhouding, je wilt namelijk zeker weten dat dit goed gebeurt.

De kosten van boekhouders variëren, hier zijn geen standaard tarieven voor. Sommige boekhouders factureren per uur en anderen voor een vast bedrag per periode. De uurtarieven liggen tussen de 40 en 70 euro.

Maak hier duidelijke afspraken over met je boekhouder, als hij per uur factureert kun je bijvoorbeeld een maximum bedrag afspreken. Je wilt niet achteraf met hoge rekeningen worden opgezadeld, dus laat de boekhouder schatten hoeveel uren hij kwijt denkt te zijn.

De prijs van een boekhouder zegt niks over de kwaliteit, goedkope boekhouders zijn niet per definitie slecht en dure boekhouders niet per definitie goed. Gebruikt de prijs dus niet als criterium om je boekhouder op te selecteren.

Heel belangrijk bij het uitbesteden van de boekhouding is dat de aansprakelijkheid altijd bij de ondernemer ligt. Als de boekhouder fouten maakt en je krijgt een boete van de belastingdienst dan moet jij als ondernemer dat betalen. Je kunt dus niet de schuld doorschuiven naar je boekhouder, jij als ondernemer bent verantwoordelijk voor je eigen financiën.

Het is daarom ook verstandig zelf basiskennis op het gebied van boekhouden te hebben, zodat je kunt zien of een boekhouder zijn werk goed doet of niet. Je kunt ook bijvoorbeeld jouw boekhouder laten controleren door een andere boekhouder. Een goeie boekhouder zal hier geen problemen mee hebben en het geeft jou een stuk extra zekerheid over je boekhouding.