Hoe richt je een boekhouding in?

Een goede boekhouding  / administratie geeft voor alle partijen inzicht, er is niet één beste manier van boekhouden. Elk bedrijf is anders en elke boekhouding moet aansluiten bij de doelen van het bedrijf zelf. Er zijn wel een aantal basisuitgangspunten die altijd gelijk zijn.

De basis voor elke boekhouding zijn de facturen, je maakt voor alle verkopen een factuur en krijgt van alle inkopen facturen van de verschillende leveranciers. Als het goed is gaat er geen euro het bedrijf in of uit zonder dat daar een factuur van is. Een factuur kan ook een bonnetje zijn, of bijvoorbeeld een verzekeringspolis waarop staat dat elke maand een termijn wordt afgeschreven. Er moeten dus van alle transacties bewijsstukken zijn.

Op basis van alle inkoop- en verkoopfacturen weet je precies hoeveel omzet en kosten je hebt. Dit is alleen nog niet overzichtelijk, je kunt alles optellen en dan weet je de totale omzet en kosten, maar je weet niet welke producten het goed doen en waar de meeste kosten inzitten. Om hier inzicht in te krijgen ga je de facturen toewijzen aan verschillende omzetgroepen en kostenposten.

Dit kan in een boekhoudpakket, maar ook in Excel als je hier goed mee kunt werken. Je krijgt dan bijvoorbeeld de groepen omzet product A, omzet product B enz. en personeelskosten, kantoorkosten, bankkosten enz.

Op deze manier weet je per product wat de omzet is geweest, het is ook verstandig om kosten die je specifiek voor een bepaald product maakt te specificeren. Als je bijvoorbeeld product A verkoopt voor € 200 en product B voor € 50 dan lijkt het alsof je beter zoveel mogelijk product A kunt verkopen.

Als blijkt dat je voor product A aan inkoop € 180 betaalt en voor product B € 20 dan wordt het een ander verhaal. Je maakt dan namelijk op product A € 20 winst en op product B € 30. Je kunt dus beter product B verkopen, als je de inkoopkosten niet uit splitst dan kom je niet achter dit soort gegevens.

Een voorbeeld van een schema dat je dan krijgt is als volgt:

Dit zegt dus een stuk meer dan:

We hebben hier een aantal algemene posten genomen, als je met een boekhoudpakket werkt zitten hier meestal een aantal voorbeelden van dit soort overzichten in. Het is belangrijk deze posten specifiek voor je bedrijf samen te stellen. Als je bijvoorbeeld een eigen kantoorpand hebt dan heb je geen post “huur” nodig, maar een post “afschrijvingen”.

Belangrijk bij dit overzicht is wat je met de btw doet, op alle facturen zit immers btw, alleen dat moet je nog afdragen of terugvragen. Het hoort dus niet bij je omzet en je kosten. Je haalt daarom altijd eerst de btw van de facturen af, de bedragen in het overzicht zijn dus altijd exclusief btw.

De btw zet je in aparte posten als “nog te vorderen btw” en “af te dragen btw”. In een boekhoudpakket gaat dit vrijwel automatisch, je hoeft alleen maar aan te geven wat het btw percentage op de factuur is.

Als je dit op deze manier bijhoudt dan heb je ook meteen het overzicht dat je nodig hebt voor de btw aangiftes. Je hoeft dan alleen maar de posten “af te dragen btw” en “te vorderen btw” van elkaar af te trekken en dan heb je de aangifte klaar. Het is wel belangrijk alle facturen op datum in te voeren zodat je de kosten en omzet en ook de btw in de juiste periode meeneemt en bijvoorbeeld niet twee keer btw betaald over hetzelfde bedrag.

Door alle facturen op de juiste datum in te voeren en de btw meteen uit te splitsen heb je al een groot deel van het inzicht dat je wilt hebben. Je weet per periode je omzet en je kosten, je weet hoeveel btw je moet betalen en je weet welke producten het beste lopen en wat je voornaamste kostenposten zijn.

Het belangrijkste controlemiddel voor een administratie is de bankrekening. Het is daarom ook aan te raden een aparte zakelijke bankrekening te hebben voor je bedrijf. Alle betalingen die binnen komen eruit gaan moet je koppelen met de bijbehorende facturen. Door dit te doen zie je of van elke factuur ook een betaling is geweest en of er geen betalingen zijn geweest waar je geen factuur van hebt ontvangen of gemaakt. Als je het helemaal goed doet dan komt de activiteit op je bankrekening overeen met je facturen en dan is je boekhouding “sluitend”.

Wat je nu echter nog niet weet is hoe het er met je liquiditeit voorstaat, liquiditeit is het feitelijke geld dat je hebt, dus de som van je bankrekeningen en kasgeld. Hiervoor is het belangrijk onderscheid te maken tussen “omzet en inkomsten” en “kosten en uitgaven”.

Omzet heb je als je een verkoop hebt gerealiseerd, je maakt een factuur en de factuurdatum is het moment waarop je de omzet hebt gerealiseerd. Dit is vaak niet de datum waarop betaald wordt, klanten kunnen vooruit betalen of achteraf betalen. Voor inkoopfacturen geldt hetzelfde, de factuurdatum is niet de datum waarop je de factuur betaalt, je betaalt meestal achteraf en soms vooraf.

Bij sommige bedrijven kan het verschil tussen omzet en inkomsten erg groot zijn, denk bijvoorbeeld aan bouwprojecten waarbij de bouwtermijn meerdere jaren is en in één keer wordt gefactureerd. Vaak worden wel voorschotten betaald, je hebt dus de eerste jaren wel inkomsten, maar geen omzet. Ook als je klanten in termijnen betalen heb je vaak wel veel omzet alleen komen de inkomsten dan pas later.

Het komt regelmatig voor dat een bedrijf winst maakt en toch failliet gaat omdat er liquiditeitsproblemen zijn. Als een groot deel van je omzet nog niet binnen is gekomen, terwijl je alle kosten wel meteen moet betalen kun je in de problemen komen.

Hiervoor is het belangrijk liquiditeitsprognoses te maken, dit is een overzicht van het geld dat binnenkomt en eruit gaat.

Je kijkt dus naar geld dat feitelijk wordt overgemaakt van of naar je rekening. Dit doe je een aantal maanden of jaren in het voren, afhankelijk van je bedrijf, en hieruit kan dan bijvoorbeeld blijken dat je liquiditeit een bepaalde periode negatief is. Als je dit tijdig ziet aankomen kun je dit oplossen door bijvoorbeeld een krediet bij de bank aan te vragen, of door grote kostenposten naar een andere periode te schuiven zodat je niet beneden de 0-grens uitkomt.

Samenvattend wijs je dus alle inkoop- en verkoopfacturen toe aan bepaalde posten. Vervolgens controleer je op basis van je bankafschriften of alle facturen ook daadwerkelijk zijn betaald. Daarnaast maak je een liquiditeitsprognose waarmee je gaat kijken of je de komende maanden of jaren niet in geldproblemen komt.

Als je dit op de juiste manier doet heb je meteen de gegevens voor je btw aangifte en op basis van de winst die je uitrekent kun je een inkomstenbelasting aangifte doen aan het eind van het jaar. Als de bank of een andere partij naar de cijfers vraagt kun je over elke periode de feitelijke cijfers overzichtelijk opleveren. Je hebt nu dus met één administratie alle doelen behaald waarvoor je de boekhouding doet.