Waarom een boekhouding bijhouden?

Boekhouden is een algemeen begrip voor het bijhouden van de financiën voor je bedrijf. Je doet dit door aan de hand van inkoopfacturen en verkoopfacturen een overzicht te maken van je omzet en je kosten. Door dit bij te houden weet je hoeveel winst je hebt gemaakt, met welke activiteiten je de meeste omzet genereert en wat de hoogste kostenposten zijn.

Boekhouden kan op verschillende manieren, je kunt het via boekhoudsoftware doen die hier speciaal voor is gemaakt, maar het kan ook op papier of in bijvoorbeeld Excel. Veel ondernemers kiezen ervoor de boekhouding uit te besteden.

Om te weten hoe je een goede boekhouding op kunt zetten moet je eerst weten wat het doel is van je boekhouding. De boekhouding moet namelijk aansluiten bij de doelen die je ermee wilt bereiken.

Er zijn twee hoofddoelen voor het voeren van een boekhouding, je doet het om zelf inzicht te krijgen in je financiën en om externe partijen, zoals de belastingdienst, inzicht te geven in je financiën.

De meeste ondernemers voeren de boekhouding uitsluitend voor externe partijen en hebben daardoor zelf geen inzicht in hun financiën. Je kunt met één boekhouding zowel voor jezelf als voor externe partijen inzicht krijgen in de financiële stand van zaken van je bedrijf.

Als ondernemer moet je voortdurend beslissingen nemen over de toekomst van je bedrijf. Als je niet weet hoe het er financieel voorstaat met je bedrijf dan kun je onmogelijk de juiste beslissingen nemen, je moet dan namelijk uitgaan van schattingen, bij kleine bedrijven zal dit soms mogelijk zijn, maar zodra je groter wordt dan heb je feitelijke cijfers nodig om beslissingen te kunnen nemen.

Hoe groter het bedrijf des te belangrijker de cijfers. Als je kijkt naar de grote multinationals dan zie je dat het vaak alleen nog maar om cijfers draait.

Het is raadzaam om vanaf de start van je bedrijf de boekhouding op orde te hebben, als je hiermee begint op het moment dat je het overzicht al kwijt bent dan wordt het heel lastig dit overzicht weer te krijgen.

Naast het inzicht voor jezelf moet je ook belasting betalen, als ondernemer betaal je omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting (eenmanszaak, vof etc.) of vennootschapsbelasting (BV en NV etc.)

Over je omzet moet je omzetbelasting betalen, over het algemeen is dit 21%. Er kunnen ook andere tarieven van toepassing zijn, zoals 6% of verlegd. Het is belangrijk van alle verkopen facturen te maken waarop de btw staat uitgesplitst. Van alle inkopen die je doet kun je de btw terugvragen, dus koop je bijvoorbeeld een computer dan krijg je daar 21% van terug. Hier moet je meestal per kwartaal aangifte van doen, je telt dan op hoeveel btw je moet betalen en hoeveel je kunt terugvragen. Het verschil hiertussen moet je ofwel betalen of krijg je terug (als je meer terug kunt vragen dan dat je moet betalen).

Inkomstenbelasting betaal je één keer per jaar, dit is de belasting die je betaalt over je winst. Je telt hiervoor alle omzet bij elkaar op en trekt alle kosten eraf. Het verschil hiertussen is je winst en hierover moet je belasting betalen.

Je moet dus voor zowel de omzetbelasting als de inkomstenbelasting aangifte doen bij de belastingdienst. Het kan voorkomen dat de belastingdienst komt controleren of je op de juiste manier aangifte hebt gedaan, op dat moment moet je de belastingdienst je boekhouding kunnen laten zien waaruit blijkt dat het allemaal klopt. Als dit niet inzichtelijk is dat gaat de belastingdienst schatten (dit is nooit in het voordeel van de ondernemer) en kun je daar bovenop nog een boete krijgen.

Zowel voor jezelf als voor de belastingdienst is het dus erg belangrijk je financiën op orde te hebben. Daarnaast heb je ook nog andere partijen die inzicht willen in je boekhouding. Zo wil de bank bijvoorbeeld jaarcijfers zien als je een lening wilt afsluiten. Ook als je het bedrijf ooit wilt verkopen zal de koper de cijfers willen zien om op basis daarvan de overname prijs te kunnen bepalen.

Er zijn dus een aantal verschillende doelen voor het voeren van een boekhouding. Sommige ondernemers doen dit los van elkaar, ze hebben een boekhouder voor de belastingaangiftes en houden zelf in bijvoorbeeld Excel nog een overzicht van kosten en opbrengsten bij voor hun eigen inzicht. In feite doe je dan dubbel werk, het beste is om één boekhouding op te zetten waarmee alle partijen, inclusief jezelf, inzicht hebben in de financiële stand van zaken van je bedrijf.